Plan of bericht | discussie, nieuws, verhaal
4 december | 12:01 uur
BUURbook | oprichter, BUURbook
10 geboden voor online participatie
Online participatie, co-creatie, e-participatie: we weten allemaal dat het steeds meer gaat gebeuren; maar.. hoe doe je dat nu precies? Wat maakt het succesvol? Of je nu bestuurder, ambtenaar, wijkwerker, gebiedsregisseur, welzijnsmedewerker, straatcoach of ontwerper bent: er zijn een aantal universele regels die, als je ze consequent toepast, zorgen dat de samenwerking met bewoners succesvol verloopt.

1.      Zoek de urgentie of het gemeenschappelijke
We hebben het allemaal druk genoeg. We komen dus niet in beweging als iets ons niet op een of andere manier emotioneel raakt of als we het gevoel hebben dat het ‘voor eigen parochie is’. Is het wel interessant ofwel urgent genoeg? Dat is een voorwaarde voor (re)acties en samenwerkingsbereidheid.
Omgekeerd geldt dus: als er geen urgentie is of het is alleen in jouw belang, ga dan niet geforceerd proberen ‘aan participatie te doen’. Dat kost een hoop energie en levert niks op.

2.      Forum alleen bij gericht onderwerp
Probeer geen (mede)bewoners te betrekken bij een onderwerp dat te abstract is. Een oproep mee te denken over de ‘toekomstvisie 2030 voor wijk X’ is misschien handig als kapstok voor meer concrete plannen in een buurt maar slechts weinig bewoners kunnen dit bevatten en er zullen een veelheid aan concretere ideeën volgen. Dat kan ook waarde hebben maar er ontstaat dan dus geen gerichte discussie. Knip een dergelijke oproep dan altijd op in meerdere onderwerpen ‘fietsbrug naar het centrum’ en ‘wijk X een eigen energiecentrale’ oid. Hoe concreter het onderwerp, hoe meer mensen zullen reageren.

3.      KISS SMART
In lijn van het voorgaande: schrijf de vraag zo concreet en herkenbaar mogelijk op. Hier geldt KISS (Keep It Short & Simple) en SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Beleid is nodig en het is goed als bewoners daarbij worden betrokken. Maar vertaal dat beleidsstuk dan in een concrete en inspirerende visie, een stip op de horizon: ‘Wijk X autovrij’ bijvoorbeeld. En koppel het beleidsstuk dan aan concrete korte termijn plannen met het stuk als achtergrondinformatie. Dat houdt de discussie levendig.

4.      Maak het visueel en levend
De kracht van sociale media is de snelheid, de actualiteit en dat het dingen zichtbaar en tastbaar kan maken ook als die er nog niet zijn. Dat vergroot de urgentie en het houdt de druk op de ketel. Zo kan snel draagvlak worden gecreëerd en vertrouwen worden gewonnen. Maar het kan ook net zo snel weer wegebben. Maak je berichten daarom visueel, werk altijd met plaatjes of foto’s en houdt het up-to-date. Liever eens per week een bericht ‘dat er nog volop gewerkt wordt aan de verwerking van alle input’, dan wekenlang geen bericht.

5.      Wees up-to-date, transparant en volledig
Zorg dat er continu en transparant actuele informatie wordt verspreid, reageer zo snel mogelijk of laat weten wanneer je op iets terugkomt als je een antwoord niet direct hebt. Met andere woorden: communiceer! Beloon iedere reactie! Laat zien dat je het serieus neemt. Succesvolle online participatie biedt geen ruimte voor politieke spelletjes, dubbele of verborgen agenda’s of achterkamertjes. Dat voelen mensen onmiddellijk en dan haken ze af. Alleen absolute volledigheid en transparantie leiden tot vertrouwen. Dat vertrouwen is cruciaal om goed samen te kunnen werken.

6.      Toon betrokkenheid, wees een mens.
Participeren betekent meedoen, meewerken; ofwel samenwerking. Samenwerken betekent communiceren. Communiceren gebeurt tussen mensen. Iedereen voelt direct of hij/zij wel of niet serieus genomen wordt, of ’t ie met een kluitje in het riet wordt gestuurd of van het kastje naar de muur. Probeer je daarom te verplaatsen in het standpunt, de emotie of het belang van de ander. Laat zien dat je de ander begrijpt en respecteert. Wees betrokken. Wees een mens. Dat schept vertrouwen.

7.      Laat los en wees gelijkwaardig
Bewoners zijn professionals en eigenaar waar het gaat om hun directe leefomgeving. Zij zijn de omgevingsexperts. Als professional van de gemeente bijvoorbeeld ben je dus van hen afhankelijk voor goede informatie en draagvlak. De grootste betrokkenheid volgt als de bewoners zelforganiserend kunnen bepalen wat er nodig is en dat vorm kunnen geven samen met de gemeente. Zorg in dat geval dat het draagvlak en de individuele bijdragen van bewoners goed zichtbaar zijn. Dat geeft betekenis en stimuleert eigenaarschap en deelname. Dat maakt democratie levend.

8.      Overwin je angst, maar tel tot 10
Wees niet bang om een foutje te maken. Dat is menselijk. Realiseer je echter dat iets dat je op sociale media post, vaak moeilijk te verwijderen is. Tel daarom altijd eerst even tot 10 voor je op send drukt.

9.      Maak ruimte voor het onverwachte, wees flexibel
Sociale media worden nog vaak gezien als strategisch hulpmiddel om een vooraf bepaald doel te bereiken; maar de uitkomst van een participatie proces kan heel anders zijn dan verwacht; door een groter belang of onverwachte nieuwe informatie. Wees in dat geval niet bang om het grotere belang uit te dragen en te bewaken of de negatieve consequenties te laten zien van korte termijn keuzes. Als dat open en eerlijk gebeurt zal hier uiteindelijk begrip voor zijn.
Denk in mogelijkheden, maak gebruik van ‘the wisdom of the crowd’, denk mee en wees flexibel onder het mom: kan niet bestaat niet! Participatie is een proces en geen project. Het omarmen hiervan leidt tot de beste resultaten, innovatie en serendipiteit: ‘Wie geen ruimte maakt voor het onverwachte, zal het niet vinden’ (vrij naar Heraclitus)

10. Communiceer zelf
Laat zien dat je niet vastzit in een systeem door verantwoordelijkheden af te schuiven naar de afdeling communicatie. Reageer bijvoorbeeld direct op feitelijke vragen van bewoners als je het antwoord zelf weet in plaats van te zeggen ‘daar ben ik niet van’. Dat kweekt een hoop goodwill.
Natuurlijk heb je soms te maken met complexe regelgeving of ingewikkelde interne procedures. Verschuil je hier nooit achter. Succes in co-creatie of e-participatie komt meestal doordat bewoners het gevoel krijgen met mensen te communiceren in plaats van met een instantie. Blijf dus communiceren als mens en zeg gewoon: ‘De wettelijke procedure houdt dat we nu 6 weken moeten wachten op een uitspraak van de provincie. Ik houd u regelmatig op de hoogte en laat het weten als ik iets hoor’.

Deze 10 geboden zijn natuurlijk voor de hand liggend. Toch blijkt in de praktijk dat dit vaak mis gaat.
Heb je hierover vragen of hulp nodig? Laat het hieronder weten of neem contact op met Maarten@BUURbook.nl of bel 06-42433118Online participatie, co-creatie, e-participatie: we weten allemaal dat het steeds meer gaat en moet gebeuren; maar.. hoe doe je dat nu precies? Wat maakt het succesvol? Of je nu bestuurder, ambtenaar, wijkwerker, gebiedsregisseur, welzijnsmedewerker, straatcoach of ontwerper bent: er zijn een aantal universele regels die, als je ze consequent toepast, zorgen dat de samenwerking met bewoners succesvol verloopt.
lees verder
 
Doet jouw gemeente al aan online participatie?