Co-creatie is het afgelopen decennium geleidelijk gemeengoed geworden binnen overheidsland. Werden er aanvankelijk middels participatie alleen ideeën opgehaald, nu komen steeds meer projecten tot stand via co-creatie en steeds vaker met behulp van online participatie.

19 december 2019 hebben we samen met de gemeente Landsmeer onze kennis hierover gedeeld tijdens de dag ‘online participatie in actie’. Wat hebben we geleerd? 10 lessen van de afgelopen 10 jaar:

1. Bewoners zijn wél betrokken maar hebben weinig tijd
Bewoners zijn tegenwoordig niet meer betrokken’ verzuchtte menig wethouder 10 jaar geleden. ‘Alleen de ‘usual suspects’, de vaste ‘klagers met grijze haren’ komen nog naar een bewonersavond’. Hoe dat komt? Men heeft het gewoon te druk: met kinderen, werk, sport of sociale verplichtingen. We maken dus doorlopend afwegingen waar we onze tijd aan willen besteden. Bewoners blijken wel degelijk betrokken, als je het ze maar makkelijk maakt om hun betrokkenheid te laten zien. Een online participatietool is daarbij onmisbaar.

2. Een online tool is onmisbaar om deelname te verbreden
Handig om bewoners aan te haken die het te druk hebben voor een bewonersavond dus. Ook dát is inclusiviteit! Maar online is meer dan dat: met een online participatietool kun je voorafgaand aan een bewonersavond alvast informatie verspreiden, kunnen bewoners alvast ideeën spuien en kan er een dialoog op gang komen. En na de bewonersavond kun je naar iedereen die er niet bij was terugkoppelen wat er is besproken. Zo houd je de dialoog levend en wordt iedereen meegenomen in een proces van geleidelijke, gemeenschappelijke meningsvorming. Als dit zo goed werkt, zijn bewonersavonden dan nog wel nodig?

3. Offline bijeenkomsten zijn nog steeds nodig
Bewonersavonden blijven waardevol. Al noemen we ze tegenwoordig liever startbijeenkomst of werkcafé’s en hanteren we allerlei werkvormen in plaats van dat we alleen een presentatie geven. Bewoners worden zelf aan het werk gezet. Zo kun je de dialoog tussen bewoners verdiepen, kun je digibeten ook aanhaken en vragen beantwoorden. Door persoonlijk contact tussen bewoners en ambtenaren verbetert het vertrouwen tussen bewoners en de gemeente: de gemeente wordt zo iets minder een 'black box'. Feitelijk bestendig je tijdens een bewonersavond wat je online hebt voorbereid.

4. Online tools en offline bijeenkomsten versterken elkaar
De vrees dat door online participatie het echte contact tussen bewoners verdwijnt blijkt ongegrond. Integendeel! Als mensen een brief krijgen met een uitnodiging voor een bewonersavond waarin wordt verwezen naar een app of een website zullen veel mensen online gaan kijken. Dan komt er een dialoog op gang die de kans vergroot dat mensen geïnspireerd raken. Dat leidt tot een hogere opkomst tijdens een bewonersavond die dan bovendien gerichter kan verlopen omdat al duidelijk is wat de belangrijkste discussiepunten zijn. Door de online dialoog leren bewoners elkaar al een beetje kennen. Tijdens een bewonersavond maken ze nader kennis. Door in co-creatie te werken verstevig je tegelijkertijd de sociale cohesie in een buurt.

5. Online voedt de dialoog tùssen bewoners in plaats van tégen de gemeente
Met een online forum waarop bewoners ideeën kunnen posten en op elkaars ideeën kunnen reageren komt de dialoog op gang daar waar die hoort: tùssen bewoners. Zo voelen bewoners dat er verschillende meningen bestaan en dat ze het dus met hun buren eens moeten worden in plaats van met de gemeente. Een dialoog tùssen bewoners wordt minder snel negatief dan tégen de gemeente. Bewoners corrigeren elkaar bovendien. Als gemeente hoef je slechts achter over te leunen, te prikkelen met vragen en eventueel bij te sturen tot zich een oplossingsrichting aandient die haalbaar lijkt om verder uit te werken. Door online te werken maak je het bewoners én je zelf gemakkelijker! Maar helemaal vanzelf gaat dit natuurlijk niet.

6. Zorg voor communitybuilding
Om een co-creatie proces in een prettige sfeer te laten verlopen is communitybuilding essentieel. Een communitybuilder houdt van begin tot eind online en offline de sfeer in de gaten, smoort eventueel negatief gedrag in de kiem, beantwoord vragen, vertaalt ambtelijk jargon en is in staat het proces van gemeenschappelijke meningsvorming te sturen met prikkelende vragen en gerichte reacties. Een communitybuilder is dus een soort bartender of showmaster die de sfeer tijdens het proces goed houdt. De communitybuilder kan een ambtenaar zijn maar het is van belang dat hij/zij zich ‘onafhankelijk’ opstelt en de transparantie bewaakt.

7. Werk transparant
Cruciaal als je bewoners betrekt: werk met open vizier en voorkom verborgen agenda’s. Als bewoners merken dat bepaalde keuzes al zijn gemaakt of als je ze niet goed kunt uitleggen waarom keuzes (niet) worden gemaakt voelen bewoners zich niet gehoord, haken ze af en raak je het vertrouwen kwijt. Waarom zouden ze hun kostbare tijd en energie ergens insteken als er toch niet geluisterd wordt? Zorg dus voor volledige informatie en transparantie in de plan- en besluitvorming. Een online tool helpt enorm om iedereen op de hoogte te houden en toegang te geven tot alle informatie. Deze informatie moet dan wel begrijpelijk zijn.

8. Zorg voor begrijpelijk informatie en 'vertaal' waar nodig
Co-creatie betekent dat je bewoners meeneemt in het proces van plan- en besluitvorming. Dat houdt in dat je soms technische informatie of regels moet uitleggen aan bewoners die maken dat iets niet kan of juist moet. Vermijdt daarbij ambtelijk jargon of ingewikkeld taalgebruik. Dat kun je intern tegen je collega’s gebruiken om indruk te maken maar niet in je communicatie naar bewoners. Een onduidelijke tekening kan bovendien helemaal verkeerd worden begrepen, een eigen leven gaan leiden en zo een hoop schade in het proces veroorzaken. Zorg dus voor leesbare teksten en tekeningen en ‘vertaal’ bijdragen van ambtenaren die hier niet toe in staat zijn in woord en beeld. Een proces start altijd blanco maar wees niet bang de input van bewoners te vertalen in concrete voorstellen of varianten die je dan vervolgens weer voorlegt uiteraard.

9. De participatieparadox: maak soms zelf keuzes maar niet zonder overleg
Bewoners hebben niet eindeloos tijd en zijn vooral geïnteresseerd in zichtbare veranderingen. Betrek ze dus niet bij de diameter van de ondergrondse riolering maar bij de invulling van het plantvak voor hun deur of bij de plaats van parkeerplaatsen. Waar bewoners er onderling niet uitkomen verwachten bewoners bovendien dat je als gemeente een moeilijke knoop doorhakt. Als je echter doet zonder dat je bewoners raadpleegt kun je weerstand verwachten. Dat noemen we de participatieparadox: de uitkomst van een co-creatieproces kan exact hetzelfde zijn als een plan dat je vroeger intern de gemeente had bedacht maar omdat je bewoners meeneemt in het proces begrijpen ze het plan, accepteren ze de uitkomst en is er draagvlak.

10. Actieve en passieve deelname: beiden waardevol
Een co-creatieproces doorloopt feitelijk 3 stadia: informeren, inspireren en meedoen. (op zijn engels: Inform, Inspire, Involve of see, think, do). Niet alle bewoners zullen uiteindelijk meedoen. Tijdens een bewonersavond zullen er bewoners zijn die zich niet laten horen. Dat geldt online ook. Op een online community als BUURbook doet zo’n 30% van de bewoners actief mee door ideeën te plaatsen of hierop te reageren, de rest leest passief mee of stemt mee in een poll. Dat geeft niet. Ze zijn geïnformeerd en wellicht geïnspireerd. Je zou kunnen zeggen dat ze anderen het werk laten doen. Als men niet reageert mag je er vanuit gaan dat ze geen bezwaar hebben tegen de gemeenschappelijke mening die zich vormt. Hoe eerder en hoe meer mensen je aanhaakt des te kleiner de kans dat je in een laat stadium bezwaren krijgt.

Dat zijn ze: onze 10 lessen. Er zijn natuurlijk meer lessen te bedenken maar 10 is nu eenmaal een mooi getal:) Laat het me hieronder weten als je iets mist of ergens vragen over hebt!